8 Timemanagement regels
Het einde van het jaar is bijna in zicht; tijd voor een terugblik op de afgelopen maanden. Heb jij al jouw tijd optimaal besteed?
Zijn er dingen die er eventueel beter kunnen? Wellicht is het goed om hierbij stil te staan. De volgende 8 regels bieden een helpende hand om je tijd effectief in te plannen.
Regel 1. Bepaal de toon van je werkdag
Een goed begin van de dag is vaak al het halve werk. Begin je werkdag dan ook goed. Zo zit je er gelijk lekker in, blijft je productiviteit gedurende dag hoog en eindig je met een voldaan gevoel. Natuurlijk bepaal je zelf waarmee je begint.
Maak een realistische to-do list. Moet je iets doen waar je tegen op kijkt of wat je lastig vindt? Voer deze taak als eerst uit, dan heb je dat ook weer gehad. Het kan ook zijn dat je het fijner vindt om te starten met makkelijke taken.
Weet je niet wat voor jou effectief werkt? Experimenteer dit en wissel het af. Zo kom je er op een gegeven moment achter wat jezelf fijn vindt én wat efficiënt werkt.
Regel 2. Zet (e-mail)meldingen uit
Raak jij snel afgeleid? En ben je geneigd om direct te kijken naar bijvoorbeeld een inkomende mail waar je een melding van krijgt? Zet deze meldingen dan uit. Zo raak je niet in de verleiding om toch iets anders te doen, want voor je het weet is je concentratie weg.
Tip: Plan op de dag twee á drie vaste momenten in om bijvoorbeeld je e-mail te checken, nieuwsartikelen te lezen of andere zaken waar je anders een melding van krijgt.
Regel 3. Two-minute rule
De filosofie achter de 2 minuten regel luidt: Als je iets binnen 2 minuten kunt uitvoeren, dan moet je dit gelijk doen. Vaak kost het namelijk meer tijd om deze werkzaamheid in te plannen. Over wat voor soort taken praten we dan? Bijvoorbeeld korte vragen in een mail die direct beantwoord kunnen worden of even je collega bellen om snel iets af te stemmen.
In het begin kan het lastig zijn om in te schatten of een taak nou binnen deze 2 minuten regel valt. Soms kan het inschatten zelfs ook nog tijd innemen én gaat deze regel niet meer op.
Eigenlijk moet je direct voelen of het binnen 2 minuten kan. Ben je er niet zeker van? Probeer het dan uit met een stopwatch. Zo train je gelijk je gevoel en weet je direct of deze taak binnen de tijd valt. Goed ook om te weten voor de volgende keer.
Regel 4. Leer om nee te zeggen
Sta je altijd voor collega’s klaar? Én zeg je altijd ja? Probeer dan om eens een keer nee te zeggen. Soms komt het niet uit en heb je er op dat moment echt geen tijd voor.
Bepaal je eigen grenzen en durf dit ook aan te geven. Nee zeggen werkt bevrijdend. Wat je wel kunt doen is om met een alternatief te komen. Op deze manier kun je toch nog behulpzaam zijn.
Tip: Plan anders momenten in dat je niet gestoord wil worden. Laat dit vervolgens ook aan je collega’s weten. Zo hoef je geen nee te zeggen op het moment dat ze je nodig hebben.
Regel 5. Plan onderbreek momenten in
Om terug te komen op de tip van regel 4, kun je natuurlijk ook het omgekeerde doen: plan momenten in dat je ‘onderbroken’ mag worden. Zo kun je samen met je collega’s afspreken wanneer je elkaar mag en kan storen.
Bijvoorbeeld bij een dagstart, een vergadering, vragenronde of een korte brainstormsessie. Elk ingepland moment bespaart je namelijk andere onderbrekingen gedurende je werkdag. Zo neem je bewust de tijd om iets voor elkaar te kunnen betekenen.
Regel 6. Las voldoende pauzes in
Alleen maar werken, werken en werken is natuurlijk niet goed. Las zo nu en dan een pauze in: ga een kopje koffie halen, loop een stukje of verlaat in ieder geval even je werkplek. Vooral als je de hele tijd achter een beeldscherm werkt, is het goed om voldoende pauzes te nemen.
Eigenlijk is het bij elk soort werk goed om even te stoppen. In zo’n break laad je jezelf weer op om vervolgens met frisse moed verder te gaan. Houd voor een korte pauze niet langer dan 10 minuten aan. Anders kun je moeilijker aan de slag gaan als je er langer uit bent.
Regel 7. Stop als het lekker gaat
Kun jij niet ophouden met werken en blijf je maar doorgaan? Stop dan eens wanneer je lekker bezig bent. Op een gegeven moment raakt je (creatieve) energie namelijk op. Forceer jezelf dan ook niet om verder te gaan omdat het eenmaal nu lekker gaat.
Een gevolg van te lang doorgaan is het maken van fouten. Dit lijdt dus niet altijd tot meer productiviteit. Natuurlijk is ophouden moeilijk en vooral als je veel moet doen. Toch moet je het zien als een waardevolle herinnering aan je werkdag. En als het goed is gegaan, dan heb je de volgende keer meer zin om de draad verder op te pakken.
Regel 8. Sluit de goed dag af
Als je de werkdag goed moet beginnen, dan is het vanzelfsprekend om deze dag ook goed af te sluiten. Maak voor jezelf een afsluitritueel: zet bijv. ontspannende muziek op, kijk naar de agenda van morgen én wat je daar eventueel nog voor kunt doen. Een echte goede afsluiter is het leegmaken van je werkplek. Zo kun je er de volgende dag weer tegen aan.
Ben jij klaar voor het nieuwe jaar? Met bovenstaande tips kun je effectief aan de slag gaan en je werkdag zo optimaal mogelijk inplannen. Werk slimmer, niet harder .
Vind op onderwerp
