Tips netiquette

Tips netiquette

Veel mensen houden zich netjes aan etiquetteregels, als ‘niet smakken tijdens het eten, trek geen oude schoenen aan naar je sollicitatiegesprek aan en wees op tijd.’ Etiquetteregels bestaan in allerlei situaties. Vaak wordt echter vergeten dat ook het web ongeschreven regels kent. Dit noemen we 'netiquette.'

Het niet naleven van ongeschreven op het net heeft net zoveel consequenties als in het dagelijks leven. Dit is echter makkelijk te vergeten, omdat face to face contact of lichaamstaal ontbreekt. Daarom geven we je graag advies over bepaalde afspraken bij digitale communicatie.

E-mail Zowel in je persoonlijke leven als op je werk gebruik je e-mail voor correspondentie. Gebruik e-mail alsof je een zorgvuldig opgestelde brief stuurt, niet als een kladbriefje. Je zult zien dat dit een veel effectievere en professionele manier van communiceren is.

E-mail zonder lichaamstaal Denk na voordat je emailt. Een e-mail is snel verzonden en ookal is dit vaak een groot gemak, het kan ook een nadeel zijn. Bepaalde boodschappen kunnen namelijk bij andere mensen in het verkeerde keelgat schieten. Grapjes of kritiek bijvoorbeeld komen niet altijd juist aan omdat lichaamstaal ontbreekt. Lees je mail dus altijd even na, laat een collega meelezen en verzend dan pas. Probeer meningsverschillen niet via de e-mail uit te vechten. Een telefoontje of persoonlijk contact werkt al veel beter om iets uit te leggen of toe te lichten.

Typfouten
Typfouten in zakelijke communicatie zijn net als in een brief not done. Loop de e-mail hier dus altijd op na. Een typefout kan zelfs grote misverstanden veroorzaken bijvoorbeeld wanneer je bij het woord ‘hier’ in plaats van de i een o typt).
Bij persoonlijke e-mails zijn mensen over het algemeen wel wat vergevingsgezinder.

Reageer altijd
Laat altijd even weten dat je een e-mail hebt ontvangen, ook als je er later pas op kan reageren.

Doorsturen BCC of CC en knippen+plakken
Wees berekend met het kopiëren, plakken of doorsturen van (vertrouwelijke) e-mails. Stuur pas info van andere mensen door, als je weet dat de andere ontvanger hier ook echt behoefte aan heeft en deze informatie ook mag lezen. Wees voorzichtig met cc-en.
Zo ziet namelijk de ontvanger ook de e-mail van andere ontvangers van deze e-mail. Beter is vaak bcc (blind carbon copy). Zo ziet de ontvanger wel de doorgestuurde e-mail, maar niet de gegevens van andere ontvangers. Let er bovendien op dat je e-mail naar de juiste persoon gaat! Als bijvoorbeeld voornamen automatisch herkend worden in je e-mail, stuur je al gauw een e-mail naar de verkeerde persoon met dezelfde voornaam. Stuur geen kettingbrieven/forward e-mails door. Dit wordt door anderen gezien als spam en kan als heel vervelend ervaren worden. CAPSLOCK! Het gebruik van woorden en zinnen in hoofdletters word op het web gezien als SCHREEUWEN. Wees dus voorzichtig met het gebruik van je Capslock!

Volledige communicatie
Wees consequent bij het gebruik van lettertypes en je handtekening met volledige gegevens. Geef altijd in de subjectregel het juiste onderwerp weer.

Overzichtelijk en leesbaar
Gebruik alleen standaard fonts (lettertypes). Als je namelijk afwijkende lettertypes gebruikt, zal de ontvanger je e-mail waarschijnlijk niet kunnen lezen.
Probeer je mail ook goed leesbaar te houden door er niet te veel tekst in te zetten, vat zaken samen en gebruik soms wat witruimte tussen alinea’s. Plak geen tabellen uit excel en plaatjes direct in je mail, dit kun je beter als attachment toevoegen. Soms kan het ook handig zijn om bij een keten van lange reacties een korte samenvatting of citaat te geven van het vorige bericht.

Minimaliseer het gebruik en de omvang van attachments Beperk het gebruik van attachments. Verstuur deze alleen als je weet dat de ontvanger ze nodig heeft. Beter is om je attachment zo klein mogelijk te houden. Indien een shortcut naar een gedeeld netwerk mogelijk is, geniet dit de voorkeur.
Ook het comprimeren als Winzip kan de omvang van een attachment flink beperken, evenals een word document naar pdf overzetten. Check wel of de ontvanger dit bestand kan uitpakken/lezen. Programma’s als winzip en adobe reader moeten hiervoor geïnstalleerd zijn.

Afwezigheid instellen Wanneer je afwezig bent, kan het handig zijn dit te laten weten aan mensen die jou een e-mail sturen. In je e-mailclient kun je vaak instellen dat wanneer je afwezig bent, de mensen die jou een e-mail sturen, automatisch een bericht ontvangen. Hier kun je vooraf een boodschap instellen.
Vragen of topics posten op websites en fora Post je wel eens reacties of onderwerpen of sites of een forum, dan heb je ook te maken met bepaalde netiquette. Meestal worden deze regels ook op de betreffende site aangegeven, maar we behandelen er hier alvast een paar standaard regels

Vragen stellen of onderwerpen plaatsen
Kijk voordat je vragen stelt via een website, eerst of je het via de FAQ of algemene informatie kunt terugvinden. Zeker op fora vinden gebruikers het vaak vervelend als er vragen 10 keer opnieuw gesteld worden of topics steeds opnieuw aangemaakt worden. Kijk bij een forum eerst naar de ‘threads’ (verzameling van reacties op een vraag of onderwerp) of jouw vraag hier in voorkomt en reageer hier dan eerst op.
Verspreid geen spam zoals links en plaatjes die niks met het topic te maken heeft.

Twitter e.a. social networks
Schrijf berichten op je social networks alleen in het Engels alleen als je het goed beheerst.
Ga verstandig om met het plaatsen van berichten, zowel persoonlijk als namens een organisatie. Wees bijvoorbeeld niet negatief over het bedrijf waar je werkt of over concurrenten.
Wees terughoudend in kritiek en andere negatieve uitingen.
Wees terughoudend in het verspreiden van persoonlijke informatie die openbaar toegankelijk is, of te gewaagde foto’s die ook je potentiële werkgevers bijvoorbeeld kunnen zien.
Plaats geen reacties op blogs om puur de link van (je/een) website te promoten. Gebruik deze mogelijkheid om een inhoudelijke reactie te sturen gerelateerd aan het artikel. Soms kun je dan in het kader van het bericht je gegevens, en daarmee ook je website achterlaten.
Vergeet niet dat alles wat je op internet verspreid makkelijk terug gevonden kan worden en bovendien vaak lang blijft rondzwerven. Wees dus (zeker als je namens een organisatie informatie verspreidt) correct, professioneel en consequent.

Wees voorzichtig met humor en sarcasme.

Meer advies over etiquette of netiquette?
Tijdens het schrijven van dit artikel kwamen we een erg leuke site tegen. Op deze site wordt advies gegeven over allerlei veel voorkomende situaties: www.beatrijs.com.
Heb je aanvullingen op dit artikel? Stuur deze dan naar pr@werkstudent.nl.

Vind op onderwerp