4 tips voor een georganiseerde mailbox
Elke dag krijgen we (te) veel mailtjes binnen: privé, werk of allebei. Dit kan soms nog wel eens zorgen voor chaos. Word jij er ook niet gek van? Én zie je soms door de bomen het bos niet meer? Lees dan de volgende 4 tips om je mailbox op weer orde te krijgen.
Tip 1. Begin met verwijderen
Bewaar jij elke mail die je krijgt? Doe dit dan niet meer. Vooral als je geen eens tijd hebt om alle mailtjes te lezen. Kijk wat nuttig is om te bewaren. Én verwijder gelijk mails die niet meer relevant zijn. Mails die vrijwel direct de prullenbak in kunnen zijn automatische antwoorden, reminders of al die updates over bestellingen.
Dit is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Helemaal als je te veel mailtjes hebt. Sorteer anders mails op afzenders, datum of onderwerp. Zo kun je overzichtelijk zien wat wel en niet weg kan. Het is echt de moeite waard om je mailbox leeg te halen. Dit zorgt voor meer rust; niet alleen in je inbox maar ook in je hoofd.
Extra tip: Doe dit minstens een keer per maand. Zo voorkom je een te overvolle mailbox. Wie weet bevalt het je op een gegeven moment zo goed dat je dit vaker gaat doen.
Tip 2. Beperk het aantal mapjes
Elk mailbox heeft standaard al 7 verschillende mapjes. Zelf kun je ook nog mapjes aanmaken. Dit kan slim zijn en overzichtelijk werken. Vaak is het gevolg dat mails als snel ongelezen in mapjes worden gestopt, in de mom van “daar kijk ik nog wel naar”.
Te veel mapjes werkt dus ook niet efficiënt. Je hebt namelijk niet tientallen nodig om je mailbox te organiseren. Houd het daarom zo simpel mogelijk. Met de zoekfunctie in je mail kom je ook een heel eind. Wil je toch een bepaald overzicht houden? Beperk dan het aantal mapjes.
Heb je een map niet meer nodig? Verwijder die dan gelijk. Wat je ook kunt doen is de map als archief bewaren op je computer. Dan staat die in ieder geval niet meer in je mailbox en kun je er toch bij als het moet.
Tip 3. Meld je af
Krijg je alweer de zoveelste e-mail nieuwsbrief binnen van dat bedrijf? Én heb je de vorige mails nog steeds niet gelezen? Schrijf je dan direct uit. Het zegt namelijk al genoeg dat de vorige mails ongelezen zijn.
Kijk ook goed in je inbox naar welke mails je niet persé hoeft te ontvangen. Zoals meldingen van sociale media zijn vrijwel overbodig. Dit kan dagelijks al zorgen voor veel minder mails.
Wees daarnaast ook alert met bijvoorbeeld nieuwsbrieven waar je je voor aanmeldt. Soms kan het in het begin interessant en leuk zijn maar na verloop van tijd niet meer.
Tip 4. E-mail = geen takenlijst
Gebruik je mail niet als agenda of takenlijst. Het is namelijk al een taak apart om al je mails te lezen en eventueel te beantwoorden. Als je dingen moet doen die in een e-mail vermeldt staan, dan is het beter om hier een aparte notitie van te maken. Of verwerk het gelijk in je to-do lijst. Dit geldt ook voor afspraken die via de mail gemaakt worden. Anders raak je het overzicht kwijt.
Extra tip: Plan dagelijks vaste momenten in om je mail te checken. Het mailverkeer gaat zoals jullie weten de hele dag door. Én daar zit je niet altijd op te wachten.
Het is tijd voor een grote schoonmaak. Begin het nieuwe jaar met een schone lei. Kijk een deze dagen eens naar al jouw mails. Pas bovenstaande tips toe en krijg meer orde in je mailbox.
Vind op onderwerp
